En 2017, pour le compte de l'entreprise Sage (logiciel ERP), Plum Consulting a fait une étude sur le sujet : "A la recherche du temps perdu : impact du poids de la bureaucratie"
Quelques chiffres de cette étude :
Entreprises interrogées : 3 000 à travers 11 pays différents
Pourcentage de temps perdu dans les tâches administratives par an en France : 7,77 %
Combien de jour en gros : 140 jours, soit plus d'un tiers de votre année...
Combien valent ces 7,77% : 43,9 Mds d'euros… Une bagatelle n'est-ce pas ?
Petit récap' des solutions à envisager pour économiser du temps sur tous ces aspects administratifs en tout genre qui vous rendent fou, qui vous usent et en gagner sur ce que vous savez faire et ce qui vous enrichit véritablement !
La première, et pas des moindre :
EX-TER-NA-LI-SEZ !
Eh oui, que ce soient vos factures, vos devis, vos courriers à l'URSSAF ou à la CAF, ou aux Impôts, ou même à votre proprio, l'externalisation, c'est la clef !
De l'appel d'offre, à la rédaction de tous types de documents, à l'élaboration de trames ou aux solutions de classement, une assistante de gestion qualifiée pourrait vous faire économiser entre 5 à 10h par semaine, juste en termes de temps grâce à ses compétences variées et spécialisées !
(Vous imaginez 5h de plus à faire des choses qui pourrais vous faire gagner des devis, avoir plus de client ou au contraire, rentrer plus tôt à la maison ??? 🥳 🥳 🥳)
En plus, elle vous indiquera ce qui est bon ou pas sur vos documents en termes de législation. Elle vous aide à monter des projets, elle vous accompagne dans le suivi de vos démarches, elle relance vos clients et les organismes dont vous dépendez et elle vérifie tout avant de faire la liaison avec votre éventuel comptable.
Le bonus ? Vous n'avez pas à l'embaucher et à gérer toute cette partie salariale.
D'ailleurs, je fais mon petit placement de presta' ici 😆:
Doriane TABLEAU
📩 dtgestion@outlook.com
📱06 25 19 18 10
La deuxième, très intéressante d'ailleurs :
FORMEZ VOUS !
En effet, se former sur les méthodes administratives, gain de temps, nouvelle méthodologie, auto-discipline, est un vrai atout. On est sur la théorie bien sûr, néanmoins, cela vous donnera des pistes que vous adapterez à votre rythme et environnement de travail.
La gestion du temps, comment mettre en place des process au sein de mon entreprise, déléguer à mon équipe…. Ce sont des formations de plus en plus courante et ce n'est pas pour rien.
Tout le monde n'a pas eu la chance d'avoir des études en comm' interne, en management ou en diagramme Ishikawa.
"🤨 mais c'est quoi un diagramme d'Ishipaquoi???? " Aller, je suis cool, je vous montre en version canada : https://www.youtube.com/watch?v=7BfI-HVPa-A&ab_channel=ActualisationTV
La troisième, basée sur l'échange de bon procédé :
ETRE MAITRE D'APPRENTISSAGE !
Celle-là, vous ne l'aviez pas vu venir hein ?
Et bien je vous dirais que lorsque j'ai fait mon BTS d'assistante de gestion en alternance, il a fallu que je trouve un contrat de professionnalisation.
Deux avantages pour vous :
Tout d'abord, vous avec un salarié à moindre coût (merci l'Etat😉) pendant deux ans et qui a envie d'apprendre et de décrocher un diplôme.
Ensuite, vous pouvez le former à votre entreprise, avec vos valeurs, principes et habitudes. Et ça, franchement, c'est vraiment top car vous n'avez pas à faire désapprendre et réapprendre à quelqu'un qui a déjà de l'expérience pour qu'elle s'adapte à votre entreprise.
La quatrième, qui demande de l'effort :
REMETTEZ VOUS EN QUESTION !
Je sais, pas simple celle-ci. Entre nous, si vous vous êtes déjà dit " mais pourquoi je fais ça alors que ça c'est tellement plus simple ? " ou des " non mais ce n’est pas possible de perdre autant de temps là-dessus " ou bien encore " 🤯 mince, j'en été à combien là ? J'ai perdu le fil… " alors surtout, pas de panique, nous sommes bien plus nombreux que ce que vous pensez.
Juste que si vous vous dites cela, il y a surement un problème existant et il serait temps de revoir votre méthodologie afin de le résoudre. Pour ce faire, je vous conseille vivement de prendre du recul, d'analyser les faits, de voir les options et d'étudier les conséquences de ces dernières. En fonction de ça, choisissez celle dont les conséquences seront les moins lourdes à porter.
C'est d'ailleurs là que le diagramme d'Ishikawa est très intéressant !
La cinquième, qui touche où ça fait mal :
INVESTISSEZ !
Là je parle de logiciel de gestion d'entreprise, d'ERP (Enterprise Resource Planning - progiciel de gestion intégré) ou de CRM (Customer Relationship Management - gestion de la relation client) ou encore le pack office basique etc.
Pour les deux premiers, le prix n'est pas donné et le mieux est de se former à ce type de logiciel.
Une fois fait, pour avoir travaillé dessus dans pas mal de mes anciennes entreprises, je reconnais aisément que c'est vraiment intéressant et pratique.
En revanche, ATTENTION aux logiciels de facturation simple et gratuit qui ne sont pas paramétrés dès le départ aux normes légales d'aujourd'hui…. J'ai eu quelques surprises avec mes clients là-dessus 😒…
Pour plus d'informations, ou du coup, pour sauter le pas et externaliser :
Doriane TABLEAU
📱 06 25 19 18 10
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